Златното правило на Роналд Рейгън за бизнес срещи: "Не повече от 20 минути!"

Съветите на Роналд Рейгън за организиране и провеждане на бизнес срещи са идеални както за вземащите решения, така и за присъстващите.

Чували ли сте за „правилото за 20 минути" от Роналд Рейгън, 40-ия президент на Съединените щати?

В своята книгата "Рейгън: Животът" американският историк Хенри Брандс описва правилото, което Рейгън е установил за своите бизнес срещи:

„Срещата трябва да продължи не повече от 20 минути. Ако въпросът не бъде решен в този срок, срещата трябва да бъде отложена".

Например през 1981 г. Рейгън се срещна с лидери на профсъюзите, за да обсъдят повишаването на заплатите. Срещата продължава само 15 минути, но през това време Рейгън успява да убеди профсъюзните шефове да се съгласят за по-високи заплати, но в замяна на гарантираните работни места.

Правилото за 20 минути не бе само формално, Рейгън се опитва да го спазва стриктно.
Той вярва, че това му помага да използва времето си ефективно и да постига желаните резултати по време на деловите разговори.

Много психолози са съгласни с този подход, защото твърдят, че действието на активното внимание, което напряга на всички умствени и комуникационни способности при възрастен е достатъчно за около 20 минути, след което трябва да си вземе почивка, за да си отдъхне или да преминете към нещо друго.

Ето основните принципи за организиране и провеждане на бизнес срещи между президента Рейгън и участващите в тях.

1. Бизнес срещата не трябва да продължава повече от 20 минути.
Ако проблемът не бъде разрешен за 20 минути, има 90% шанс да не бъде решен. Затова се налага срещата да бъде отложена, за да се подготви по-добре и да се съгласуват отново аргументите и позициите на страните.

2. Срещата трябва да се подготви предварително
Преди срещата сътрудниците на президента трябва да предоставят информация за посетителя, неговите цели за срещата и евентуални въпроси. Това позволява на Рейгън да бъде добре подготвен и да участва в конструктивен диалог.

3. Срещата трябва да бъде фокусирана върху конкретни цели.
Една тема – една среща. Роналд Рейгън иска срещата да се фокусира върху една конкретна тема. Това му помогна да избегне разсейването и разпиляното внимание и да се съсредоточи върху постигането на резултат.

4. Срещата трябва да е продуктивна

Рейгън иска всяка среща да бъде продуктивна и да води до конкретни резултати. Той винаги се стреми да намери решение на проблема или да постигне споразумение.

5. Правилен край на срещата

Рейгън винаги оставя 5-10 минути в края на срещата, за да зададе въпроси по обсъжданата тема и да даде обратна връзка на присъстващите. Това му позволява да се увери, че правилно разбира позицията на събеседника и че събеседникът разбира позицията на Рейгън.

Ето как самият Роналд Рейгън описва своя подход към срещите:
„Опитвам се да дам на събеседника достатъчно време да говори. Но също така смятам, че е важно да се дава обратна връзка. Искам да съм сигурен, че разбирам какво казва посетителят и че той разбира моята позиция. Ето защо винаги оставям малко време в края на срещата за въпроси и отговори."

По материали от "Псифактор"